A la hora de organizar Eventos
Ideas y sugerencias
No hace mucho, los congresos y reuniones en general eran notorias por ser pesadas y poco imaginativas, en los cuales todo, desde el catering hasta el lugar de celebración y las actividades era bastante previsible. Para aquellas personas que tienen que asistir a muchos actos y reuniones a lo largo del año, a veces con la necesidad de viajar largas distancias y la obligación de pernoctar fuera varios días, es comprensible que la calidad general sea primordial.
Por lo tanto, el objetivo de esta nota es darles a aquéllos que organizan un evento Ideas y sugerencias a: (directores de marketing o de ventas, encargados de viajes o de eventos, secretarias de dirección, responsables de comunicación o de recursos humanos, directores comerciales, directores generales, organizadores de eventos, agencias de viajes y/o de incentivos, agencias de publicidad y marketing, directivos de asociaciones públicas y privadas, particulares, etc.) una idea de la amplia gama de recursos disponibles, algunas sugerencias de cómo planificar un evento y ahorSrar dinero, e información general.
Sea para 20 participantes o más de 500, la planificación, organización y celebración de un congreso o unas jornadas puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los más sensatos. Huelga decir que un congreso o reunión mal organizada desacreditará al organizador y, lo que es más grave aún, al patrocinador. Por esta razón, hay que formular varias preguntas importantes antes de emprender su planificación, incluso si es realmente necesario celebrarlo.
¿Por qué organizarlo?
Antes que nada, hay que preguntarse si lo que queremos organizar es la forma más rápida, fácil y barata de transmitir al público beneficiario tu mensaje de la manera más eficiente y personal posible.
Actualmente, existen formas mucho menos complicadas y caras de obtener resultados, como enviar un informe o folleto promocional a los interesados, o usar los medios de comunicación. Está claro que no se refiere a actividades en las que es decisivo el contacto directo entre participantes por razones profesionales, educacionales o de networking (Concepto que ha evolucionado desde el original modelo de compartir información entre miembros de grupos que no trabajaban físicamente juntos hacia el actual modelo organizativo derivado de ello, en que el éxito se basa en las relaciones que el individuo crea en una organización compleja), a los viajes de incentivos, a las actividades dirigidas a fomentar el espíritu de equipo (conocidas internacionalmente como team building) , o a los eventos organizados por motivos puramente lúdicos.
Planificación y organización
Si has tomado la decisión de seguir adelante, el siguiente paso será plantearte quien lo va organizar. Uno mismo o mejor contratar una empresa de organización o a un experto con los conocimientos prácticos necesarios.
Si optamos la segunda opción, puede que el experto en cuestión sea una persona, o cualquiera de las muchas agencias, empresas y profesionales que trabajan en el sector – organizadores profesionales de congresos, convenciones y/o exposiciones, empresas de gestión, organizadores de reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, etc.–. Cualquier cosa que elijas, puede ser satisfactoria siempre que los empleados de la empresa estén familiarizados con la tarea; de lo contrario tendrás que asumir los previsibles fallos en los que incurrirás.
Lo que has de tener en cuenta cuando contratas a una persona o entidad ajena, es que no todas las agencias, empresas o profesionales que se publicitan como tal son especializados.
Una forma de abordar este problema es restringir el proceso de selección a aquellos profesionales o empresas asociados que puedan proporcionarte cartas de recomendación serias o que te hayan sido recomendados expresamente. Es aconsejable usar proveedores muy recomendados, con un historial intachable.
El perfil que buscas es de una persona fiable, responsable y flexible que esté acostumbrada al trabajo en equipo y autorizada para tomar decisiones. Por lo tanto, es imprescindible que el coordinador esté implicado en el proceso de selección, con el derecho de vetar el nombramiento de miembros improductivos, incompetentes o conflictivos.
Formato
Antes de empezar a organizar el evento, hay varias cuestiones, todas relacionadas entre sí, que han de estar muy claras para todos los implicados: por ejemplo, el formato. Los eventos empresariales, congresos de asociaciones, profesionales, cursos o cursillos de formación o de preparación individual, conferencias científicas o médicas, lanzamientos de productos, campañas de publicidad, ferias de muestras: la lista es inagotable. Además, no va en contra de las reglas los eventos multidisciplinarios o híbridos, mezclas de dos o más actividades con la intención de llegar a un público más amplio, ahorrar dinero o generar ingresos adicionales.
Público beneficiario y asistencia prevista
Aunque muchas de las decisiones más importantes serán tomadas por la dirección, debe estar muy claro para todos los implicados en la planificación (el coordinador y la comisión de planificación) cuáles van a ser el formato y la duración del evento. Además, deben saber quiénes van a asistir y cuál es el número previsto de asistentes.
Si no estás completamente seguro del público al que te vas a dirigir o del número de personas que van a asistir (lo que suele ser el caso cuando no hay estadísticas de experiencias anteriores), la planificación (y la presupuestación) puede ser de pesadilla.
En el caso de las actividades lúdicas, cursos/cursillos, reuniones en el día, esta cuestión no suele plantear problema alguno. No obstante, el planteamiento sería diferente en el caso de que el evento fuera claramente rentable. Por ejemplo, si implica varias pernoctaciones y coincide con un período vacacional, quizá sea necesario permitir la asistencia de cónyuges e hijos, con los problemas adicionales de organización y, en su caso, un gasto extra. De hecho, hay conferenciantes que, al querer sacar el máximo de este tipo de eventos, vienen acompañados de sus cónyuges, llegando unos días antes de su comienzo y quedándose unos días después de su conclusión, sobre todo cuando se celebra en el extranjero o en un destino exótico.
A menudo es necesario contratar a conferenciantes o a jefes de cursillo (a veces con mucha antelación), que quizá cobren honorarios además de gastos de viaje y, si son extranjeros, necesiten a un intérprete. Lo mismo se puede decir de los invitados especiales, como personalidades o representantes de los medios de comunicación.
También hay que abordar la cuestión de la dotación de personal para el evento, que dependerá de su envergadura. Puede que el personal trabaje para la empresa patrocinadora, si es que dispone de una plantilla lo suficientemente amplia, o quizá sea ocasional. Asimismo, hay que tener en cuenta la seguridad, sobre todo si se trata de una feria de muestras o un congreso internacional o cuando se espera la asistencia de personalidades. Por último, hay que tomar las medidas adecuadas para los asistentes con minusvalías.
Presupuesto
El siguiente asunto en el orden del día es el presupuesto, que no es solamente una simple hoja de cálculo sino un documento que combina actividades de planificación y de gestión, incluyendo una lista de gastos previstos, fuentes de ingresos y el beneficio previsto. En muchos casos, los organizadores se verán obligados a trabajar con un presupuesto fijo. Por otro lado, es posible que se espere que el evento alcance el punto de equilibrio o que arroje un beneficio a través de cuotas de inscripción, venta de entradas, alquiler de stands, patrocinio, subvenciones, comercialización, venta de productos, etc. Si estás organizando un evento sin fines de lucro, es esencial determinar desde el principio quiénes, entre el patrocinador y los participantes, van a asumir cada capítulo de gastos.
Puesto que es el patrocinador quien normalmente sufraga los gastos, es aconsejable hacerle partícipe en la planificación del presupuesto durante todo el proceso; esto posee la ventaja añadida de mantener al coordinador y al comité de planificación siempre al tanto de los acontecimientos. El coordinador debe tener la responsabilidad exclusiva del presupuesto y de autorizar los pagos, desde la planificación preliminar hasta el cierre de cuentas; si hay demasiados implicados, será difícil vigilar los gastos y pedir cuentas al coordinador por el gasto total. Por regla general, el coordinador o la persona responsable de la planificación del presupuesto debe apartar un 20% para imprevistos.
Programación
Por regla general, el éxito dependerá de una buena programación. Es imperioso establecer un plazo realista para la planificación y organización. Por desgracia, esto no se respeta la mayoría de las veces, sobre todo en el sector empresarial. En general, se necesita un año de plazo para planificar y organizar un evento de envergadura.
Cuando has de trabajar con un presupuesto fijo, resulta ventajoso tener unas fechas alternativas para obtener las mejores tarifas para el alojamiento, comida, lugar de celebración y/o actividades lúdicas. La flexibilidad es, además, una excelente herramienta de negociación.
Existen muchos factores adicionales que hay que tener en cuenta, como las obligaciones profesionales de todos los asistentes, sean participantes o conferenciantes, otros eventos de naturaleza similar que se organizan en las mismas fechas o justo antes o después, días festivos, períodos vacacionales, condiciones meteorológicas previstas, etc. En suma, no es sencillo elegir unas fechas que agraden a 100 personas, y mucho menos a 500, sobre todo cuando trabajas con un presupuesto fijo.
Tanto para la presupuestación como para otras consideraciones, debes tomar la decisión, al principio del proceso de planificación, de dónde celebrar el evento. Es posible que ésta la tome unilateralmente la dirección o el patrocinador, que puede ser preciso, o no tan conciso (cualquier lugar de celebración dentro de un radio de…), o bastante impreciso: "Cualquier sitio sirve, siempre y cuando sea original y tenga buenos precios".
Ni que decir tiene que el lugar de celebración debe ser cómodo y adecuarse tanto al tipo de evento que se está organizando como al perfil medio de los participantes. Es crucial conocer los gustos del público beneficiario antes de decidir dónde se va a organizar y qué tipo de lugar de celebración se debe elegir. Debido a la actual tendencia hacia lugares de celebración más innovadores, hay cada vez más margen para la originalidad (sin exagerar). Incluso si a los organizadores se les ha impuesto un destino, esto no quiere decir que el lugar de celebración tenga que ser poco imaginativo. Como lugares de celebración alternativos, son cada vez más populares los museos, edificios históricos y yates, por enumerar sólo unos pocos.
Para ayudar a la dirección a tomar la decisión adecuada, resulta útil hacer una selección de lugares de celebración, incluyendo las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. Con el auge del Internet, las visitas de inspección ya no son tan necesarias como antes; no obstante, es aconsejable hacer al menos una en el caso de eventos de envergadura o resonancia.
Cómo ahorrar dinero
En estos tiempos de presupuestos ajustados la racionalización de costos ha llegado a desempeñar un papel importante en la actividad comercial cotidiana. Para mayor brevedad, hemos incluido tan sólo algunas de las muchas ideas ponderadas actualmente para ahorrar dinero en la organización de un evento.
1. Planifica y organiza tu evento con mucha antelación, ya que muchos lugares para eventos te ofrecerán tarifas más económicas en temporadas determinadas, sé flexible en cuanto a las fechas.
2. Estudia varias ofertas antes de decantar por una de ellas.
3. Responsabiliza al organizador o al coordinador del comité de organización de todos los pagos; si hay más de una personas con autorización de ordenarlos, esto suele crear confusiones y, como resultado, te será más difícil contabilizar los gastos.
4. Con el advenimiento del Internet, los viajes de inspección sólo son necesarios para los eventos de gran envergadura.
5. Algunos lugares para eventos te permitirán negociar tarifas y otros no.
6. La popularidad de un lugar para eventos, la competencia local, y las fechas también influirán en las posibilidades de negociación.
7. Por regla general, puedes contar con obtener descuentos por venta anticipada (de seis meses a un año).
8. Puede que las tarifas para salas de reunión varíen según el día –suelen ser más baratos los domingos y los jueves–.
9. Ofrecer descuentos a los participantes que se registren antes de una fecha determinada.
10. Si se trata de un evento que se celebra anualmente o varias veces al año, o si proyectas organizar varios eventos en el mismo destino, una solución poco aventurera pero económica consiste en gestionarlo todo con el mismo lugar de celebración, y/o proveedor, lo cual se conoce como un programa de proveedores preferenciales.
11. Utiliza un mínimo de proveedores.
Una buena empresa de catering ofrece descuentos por venta anticipada y para eventos de envergadura
Recopilaciones y extracciones de texto
Información extraída de: http://www.eventplannerspain.com
